公告單位:文書組

 敬啟者:

本校二代公文簽核系統於本年度(110)41日正式上線,敬請各單位配合事項如說明,請查照並轉知所屬同仁(110325日高師大總文字第1101002349號函)

說明:

一、本校二代公文簽核系統已與學校單一登錄系統結合,41日起請同仁由單一登錄系統登入/教職員專區/二代公文系統項下,操作公文系統。

二、舊公文系統,於331日下午5時後停止公文取號功能,因應新舊系統發文憑證介接,舊公文系統電子發文截止日為331日中午,使用舊公文系統發送電子公文,請於331日中午12時前完成決行送本校總務處文書組發文,未於期限內送發文,將全數改發紙本公文。建議各單位,須於3月底發送電子公文,請提早作業,如時效上可待4月初發文,請於41日以後,利用二代公文系統進行發文作業。

三、舊公文系統電子收文到331日止,當日有收文的單位,須於舊系統簽核並完成歸檔。二代公文系統上線後,初期採新、舊二套公文系統併行,舊公文系統預計於430日關閉,同仁使用舊系統製作公文,請儘快於430日前完成自行存查或歸檔,以利進行新舊公文轉檔作業。

四、為建全本校檔案管理作業,由二代公文系統製作之簽呈,於決行完成後,應即辦理歸檔並計算公文時效。另保存年限為永久之公文與密件公文,限以紙本簽核作業辦理。

五、利用二代公文系統辦理發文,公文系統於決行後將先送回承辦同仁,由承辦同仁確認無需補簽作業,再傳送本校總務處文書組發文,請同仁時時關心公文流程。

六、二代公文系統上線後,將由系統廠商派員駐點一個月,如有系統使用問題歡迎撥打校內分機1318洽詢。

 

總務處文書組敬啟



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