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公文線上簽核系統Q&A

項次 問題 解決方式

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電腦為WIN 7系統者,系統會自動將IE升級成IE10,目前將暫時無法正常使用公文系統,請依解決方式操作。

1.若已經自動更新成IE10,請移除IE10降回原來版本,詳見操作說明
2.降回原版本後,請將「Windows自動更新」關閉,避免日後再度自動更新為IE10,詳見
操作說明

3.Win 7電腦尚未更新IE10者,亦請先將「Windows自動更新」關閉,詳見
操作說明

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新系統上線後,舊公文系統裡的公文
(簽、定型稿...等)該如何移轉至新系統?

請參考公文檔案匯出、匯入操作說明。
匯出為doc檔
匯出為di檔(簽)
匯出為di檔(稿)

 2 下載並使用安裝包時,在flash安裝步驟很慢, 最後出現連線逾時的訊息,無法順利安裝。 請直接下載flash離線安裝版,解壓縮後點擊安裝。
3 聘函需使用合併列印,該如何製作。 請將合併列印名單製成EXCEL檔案,並將該檔案附加於公文內以利發文。操作說明
4 為什麼已在「會辦設定」內設定會辦單位,但公文送出後卻沒有到會辦單位?

如需會辦相關單位,請於送出公文時選擇「送會」選項,切勿點選「陳核」。(說明)

5 採線上簽核的文在文送出時,要點「陳核」還是「送會」,兩者有何不同?

陳核」是該公文的流程很單純,沒有要會辦其它單位的意見才用,僅將公文上呈給長官批示
送會」是該公文有要會辦其他單位的意見或同單位內會時使用,系統會將公文上呈給長官批示後,將公文送至會辦單位

6 將公文「改為紙本」後,需將公文列印出來蓋章陳核,還需什麼處理步驟?

印出紙本公文進行陳核時,請務必記得在公文系統上「送出」該公文俾完成線上流程。
請勾選公文後點選「流程設定」,系統會自動帶出預設流程,請確認會辦區的會辦單位、決行層級、陳核區的流程是否正確,確認無誤後點選「送出」即可。
操作方法如下:(
點我觀看)
PS.於線上流程送出前,請先將公文列印。

7 公文線上簽核系統的流程決行層級該如何正確設定? 點我觀看
7 開會通知單在創稿時無法輸入主持人、出席者,創函稿時亦不能鍵入正本、副本,該如何處理? 增加受文者(正本、副本、主持人、出席者...等),皆須點選「行文機關」執行受文者選取的動作。
8 代理設定,A請假已設定代理給B,若B臨時請假請C代理,那C是否能連A一起代理? 系統的代理是一對一,C代理了B,不能連A的一同代理。
9 為什麼在「待處理公文」收到的公文都是空白的皆無蓋章? 因該文採「紙本簽核」,章都蓋在紙本上。所以,線上的部份僅做流程管控,每個關卡都要到公文系統將電子公文送至下一關
10 要承辦公文,但公文點開卻沒有任何送出的按鈕,上方只有「展期申請」的按鈕,該如何操作?

因為該公文是在「承辦公文未結案」開啟,所以才會有「展期申請」的按鈕。
所以公文一定要在「待處理公文」開啟,才能執行簽核及送流程的動作。
若遇到此問題,請將已經點開卻只看到「展期申請」按鈕的公文關掉後,再回到公文系統桌面由工作桌的「待處理公文」將此文開啟即可。

11 已送出的文,發現有需要修正,該怎處理? 若文送出,在對方(下一關)尚未簽收前,可以在「已送未收」資料夾「抽回」。被抽回的公文會出現在「待處理公文」。
12 「單位辦理中」的公文是否需要辦理? 「單位辦理中」為追縱性質的資料夾,供主管及單位登記桌隨時追縱單位內尚在辦理的公文用。若有需要您處理的公文,會在「待處理公文」資料夾出現。
13 文有實體附件,是否能採線上簽核? 文有實體附件,必須改為紙本,並採用紙本簽核。
14 已「改為紙本」的公文,是否能再改為線上簽核? 已改為紙本的公文,將無法改為線上簽核。
15 「登錄取號」與「附貼簽稿」是什麼?

一開始創文的第一張簽稿需要「登錄取號」,若需在該卷宗新增函稿(EX.簽稿併陳.先簽後稿.一文多稿...等),就點選「新增簽稿」建立另一份簽稿,簽稿繕打完畢後則點選「附貼簽稿」。
於來文簽辦亦是先點選「新增簽稿」繕打完畢後按「附貼簽稿」操作之。

16 「順會」、「分會」的流程問題。 順會是依承辦人設定的流程順序,依序會簽給各會辦單位。
分會是一次同時將文會給多個單位。
17 「會畢陳核」、「會畢回承辦人」的差別?

「會畢陳核」是會辦單位流程辦畢後直接送至陳核主管。
「會畢回承辦人」是會辦單位辦畢後會回到原承辦人身上,承辦人整理後再送後續的流程。

18 於待處理公文收到的來文無法登錄取號。 因收文時已取過號,於來文新增簽稿後,只需「附貼簽稿」辦理即可。
19 公文要怎麼辦理展期? 於工作桌的「承辦公文未結案」,選取要辦展期的文,點選「展期申請」,填寫展期單送出。主管同意展期後,才會完成展期的申請。
20 創文或新增簽稿時,在專案屬性有選擇決行層級「第一層決行」,為何流程不會自動帶到一層決行? 決行層級選擇第幾層決行是在文面上註記,承辦人建議此文由第幾層決行,真正的流程送出仍然以「陳核」、「送會」、「流程設定」所送出的流程為主。(詳見Q&A 第7點)
21 幫系所老師代辦公文,老師無帳號,要如何簽核公文。 建議可將公文列印下來請老師簽,再將簽核好的公文用承辦附件的方式附上。代辦的承辦人可於核章時加註意見「說明此狀況並可至承辦附件看老師的簽核意見」。
22 收到兩份來文一模一樣時,該怎處理? 建議承辦人或填寫申請改分單,並在內容建議總收文將該文銷號。
23 自然人憑加簽,一直出現「其它錯誤( )」。 請確認是否有執行過公文系統的安裝?
(1)有安裝過公文系統者請確認IE是否有將公文系統加入信任網站。
(2)未安裝過公文系統者:
請下載公文系統安裝包,安裝後再試;並且將IE網頁上加裝的網頁工具列移除(如Google、Yahoo工具列)。
24 登入公文線上簽核系統出現:無法從LDAP取得使用者身份資訊 。 有可能是您的密碼有問題,或是您未在單一帳密平台入口設定帳號。
25 登入公文線上簽核系統出現畫面無法正常顯示。 (1)請到公文線上簽核專區下載安裝包並完成安裝。
(2)相關資訊請參考「線上說明」的「環境安裝與設定」。
26 收到來文該如何辦理? 請到待處理公文勾選來文,點選新增簽稿即可,公文繕打完畢,請點選附貼簽稿。
27 自然人憑證密碼忘記、被鎖卡、過期…等相關自然人憑證使用上的問題,可至哪詢問? 請至內政部憑證管理中心了解處理事宜。
網址:
http://moica.nat.gov.tw/
免付費客服專線:0800-080-117 服務時間:上午7點至晚上11點。
28 文要分給兩個同仁,該怎操作? 因文一次只能分給一個人承辦,可請承辦人用加會的方式處理。
29 簽已決行是要「送歸檔」還是「自行存查」? 若文是自己單位存查就好,就執行「自行存查」;若要送文書組歸檔,則要執行「送歸檔」。