項次

問題

解決方式

一、環境作業及使用資格

1

使用者無法登入使用?

(一)首先確認已完成公文系統帳號申請 (請至「總務處文書組網頁/檔案下載/「線上簽核暨檔案管理系統帳號新增(異動)申請書」下載，申請書填寫完成並依程序核章後再送至總務處文書組，俾利帳號開設)。

(二)再確認使用的瀏覽器「Ｇoogle chrome」瀏覽器。

(三)再確認「公文系統登錄路徑」，皆須使用「單一登入帳號密碼」登入即可使用。

1.公文系統登錄路徑:A.高師大首頁-公文系統。B.高師大首頁-教職員生單一登入-教職員專區-二代公文系統。

2.單一登入帳號密碼使用及設定問題請洽本校圖資處。

(https://sso.nknu.edu.tw/PasswordStation/firstSetting.aspx)

2

有學校單一登入為什麼不能使用公文系統?

校內教職員會依使用需求向總務處文書組申請新增帳號，初次使用公文系統者，請至總務處文書組檔案下載>下載「線上簽核暨檔案管理系統帳號新增(異動)申請書」，申請書填寫完成並依程序核章後再送至總務處文書組，俾利帳號開設。

3

使用任何瀏覽器都可以操作公文系統嗎?

(一)系統有支援Ｇoogle chrome、Fire Fox、MAC/iOS Safair、Edge，建議使用「Ｇoogle chrome」瀏覽器來開啟(尤佳)。

(二)登錄路徑：

1.高師大首頁－公文系統。

2.高師大首頁-教職員生單一登入-教職員專區-二代公文系統。

4

初次使用需下載相關套件嗎?

(一)使用者需下載簽章元件。

(二)電腦作業環境，若為:

1.Windows作業系統者選擇-Windows-ATSignServerUser。

2.Apple macOS作業系統者-選擇MAC-ATSignServerSigned。

(三)下載路徑有:

1.使用者於個人電腦首次登入系統會跳出「請安裝簽章元件」，直接重啟元件安裝。

2.公文系統-說明-檔案下載。

3.總務處文書組網頁/二代公文系統專區/簽章元件下載。

5

使用時為何會出現伺服器錯誤提示?

使用者首先檢查開啟的瀏覽器，及瀏覽器是否有安裝簽章元件。

二、公文製作編輯

6

簽的頁面找不到擬辦? 函的頁面找不到辦法?

打開創簽文或創函稿後，至【編輯】選擇「段落顯示調整」，並選擇欲「擬辦」或「辦法」顯示確認，稿面即會出現。

7

承辦人員或會辦人員「簽核意見」要如何編輯段落?

(一)簽核意見字體大小為固定。

(二)段落調整:

1.按「enter」>直接跳段落編輯(如:一、二、三…………) 。

2.先按「enter」再按「tab」>直接跳下一層級段落(如: (一)、(二)、(三)…………)。

3.按「shift」+「tab」>直接跳回到上一層級段落(如: (一)、(二)、(三)…………) 。若要回上幾層就多按「tab」幾次。

4.簽核意見欄寬，請將滑鼠移動到簽核意見欄的右下角，出現雙箭頭⇔符號，按住滑鼠左鍵朝右邊拖曳，即可調整欄寬大小。

8

如何執行先簽後稿之功能?

先簽後稿之功能(係指簽准後再以”同文號”創函稿):

(一)決行的簽文，簽收後(滑鼠再點選一下)，出現「再附貼簽稿」之功能並執行。

(二)畫面出現【「再附貼簽稿」已決行公文將鎖定無法異動，請再附貼簽稿重新陳核，同時流程移至待辦理】，選擇「確定」。

(三)再至個人公文匣的待辦理，編輯函稿並核章送出流程，待決行後再送發文。

9

電子來文辦理時，選擇永久檔號，卻無法儲存成功?

(一)保存年限若為「永久」需採紙本簽核。

(二)電子來文辦理時，若選擇保存年限為「永久」，出現【保存年限若為永久，不宜以線上簽核處理，請調整分類號或修正簽核方式】之提示，請先將簽辦單中的檔號，選擇保存年限為〝非永久〞之檔號>並將公文轉「紙本」後>再選擇正確的「檔號及保存年限」，即可儲存成功。

10

密件不能走電子上簽核嗎?

(一)密件一律採紙本簽核。

(二)請選擇「紙本創文」，若已選擇電子創文>編輯文稿資訊，文稿屬性選擇「密等」，儲存時出現「線上簽核公文不可為密件公文」，導致無法儲存成功，須「轉紙本」，才能選擇密等。

11

什麼是附件抄轉呢?

同一文有多稿(包含簽.簽辦單.函…等)，如果的承辦附件和發文的附件重複，或者函轉來文附件，皆可使用「附件抄轉」功能，選擇附件欲想轉入的文稿>發文附件>附件管理>附件抄轉，選取要加入文稿的附件-選取確認，即可將附件抄轉至其他文稿。

12

為什麼上傳發文附件會失敗?

(一)上傳錯誤格式:出現「您所上傳之發文附件格式不符，請將附件轉為PDF或ODF格式後再重新上傳」。

(二)依規定發文附件格式須為:

1.開放性檔案，指使用者不需依賴特定文書軟體或瀏覽器即能開啟之檔案，如:編輯者，應採用 ODF（Open Document Format）件格式。

2.非可編輯檔案，則可採用 PDF 文件格。

13

如何使用合併列印功能?

係指規則的條件設定合併列印的受文者，並在公文中以 ^^符號插入變數，如^擬聘職稱^。並於編輯功能選擇「合併列印」，設定受文者與相對應參數的內容，即可完成。

14

如何建立常用的受文者通訊錄呢?

創文的時候，從使用者設定>自建通訊錄管理，去建置常用受文者清單或是群組:

(一)  單一受文者(如:個人或公司):

新增受文者>填寫「機關名稱/姓名」等相關資料>>新增。

(二)  多筆受文者(群組):

1.群組成員若為校內組織或是機關:群組管理>新增群組>輸入群組名稱>SAVE(儲存群組)>設定群組成員>利用組織及機關將群組成員加入。

2.如果是群組成員非校內組織或是機關(即非電子公文系統使用者):

(1)利用群組通訊錄檔案去修改(EXCEL)並另存為文字檔(Tab字元分隔)(EX:群組範例)。

(2)自建通訊錄管理>「匯入」頁籤>請選取欲匯入的類型「群組」>  +選擇檔案(TXT)匯入>通訊錄匯入>您確定要匯入嗎？如有重複資料將覆蓋，要匯入請按[確定]>群組匯入成功。

(三)創文>搜尋:輸入群組名稱或是常用群組>找到群組名稱並選取。

三、公文傳送流程

15

公文要如何加會其他單位的同仁?

為維持公文呈核流程之順暢，會辦(外)單位設定僅可加會單位，再由單位登記桌分文給業務承辦人:

(一)承辦人按滑鼠右鍵選擇【核章】，執行【傳送】，下一關流程設定，右手邊會出現組織圖，選擇欲會辦單位點選，確認左下角出現會辦單位，即可按儲存與送出。

(二)會辦順序:依會辦單位設定順序呈核公文。

1.「順會」是依承辦人設定的流程順序，依序會簽給各會辦單位。2.「分會」是一次同時將公文分會給多個單位辦理。

16

「會畢陳核」、「會畢回承辦人」的差別？

(一)「會畢陳核」是指會辦單位流程辦畢後直接送至陳核主管。

(二)「會畢回承辦人」是會辦單位辦畢後，會回到原承辦人身上，承辦人整理後再送後續的流程。

17

如果採紙本簽核，線上流程還需送出嗎?

承辦及會辦人員都在紙本上核章，承辦人仍須將線上流程送出，主要是作流程管控，每一關的人員確實有收到紙本文後，並將公文傳送至下一關，直到鈞長批示完成後，才可送歸檔或送發文作業。

18

如果採紙本簽核，稿面會辦單位如何作設定?

創文擬稿完畢>傳送>點選欲會辦單位>儲存(即設定完成)>回到稿面>即可將公文列印，列印完畢後再將流程送出。

19

為什麼公文無法核章就可以傳送?

請先確認公文的簽核類型，創紙普→紙本文，創電普→電子文。若為紙本文無須核章就可將流程送出，若電子文未核章傳送會出現「以下公文尚未核章，無法送出流程」。

20

會辦公文已經核章，仍出現「以下公文尚未核章，無法送出流程」?

請確認此份公文是否為多稿，會辦人員需於每一份稿核章完畢，才能將公文送出。

21

簽及函稿已決行是要「送歸檔」還是「送發文」?

(一)已決行的簽→送歸檔。

(二)來文的簽辦單→送歸檔。

(三)已決行的函(稿)→送發文→執行「清稿/只清文字」。

(四)簽稿並呈→送發文→執行「清稿/只清文字」。

四、公文檢視

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承辦人員說不知道公文目前呈核到哪裡?

承辦人尚未執行送發文及送歸檔前，請至個人公文匣>承辦公文未結案的資料匣查詢。找到要欲查詢的公文，〝+〞點開或是點進公文內〝公文摘要”，檢視流程及流程紀錄，即可了解公文目前停留的位置。

五、其他

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決行的公文要如何傳閱業務相關承辦人?

承辦人已決行的文(含自行創簽文或承辦的公文)，皆會顯示於「回閱公文匣」的「傳閱公文」，勾選欲傳閱之公文文號，執行「傳閱」功能，被傳閱的人或單位(選取單位>>傳閱至單位登記桌；選取個人>>傳閱至個人)請至傳閱公文資料匣檢視。

24

公文系統如何設定代理?

(一)公文系統代理設定，設定方式有:

1.公文系統>個人>偏好設定>預設代理人。

2.公文系統>個人>代理設定。

3.抓取差勤系統代理資訊。

(二)其中代理設定優先順序:1.>2.>3.。

25

代理設定，A請假已設定代理給B，若B臨時請假請C代理，那C是否能連A一起代理？

(一)公文系統的代理是一對一，C代理了B，不能連A的一同代理。

(二)可由”單位登記桌”協助做設定:

1.如果原先代理設定是直接由公文系統設定，須從「單位代理資訊」將A代理資訊”取消預約代理”後，再另重新設定A給C代理。

2.如果是直接抓取差勤系統代理資訊，須從「單位代理資訊」將A代理資訊”取消整合代理”後，再另重新設定A給C代理。

26

代理人如何區別自己的公文及代理人的公文?

公文系統代理同仁，登入系統(個人及被代理人)公文預設會全部顯示，系統左上角顯示「使用者姓名」，右邊有一個到”▼”，可以作角色身分切換，選擇某一身分系統就會顯示該身分的公文。

27

公文展期如何申請?公文改分如何申請?

(一)點選「表單申請」資料匣，選擇「公文展期申請」，選取要展期的公文，填寫展期原因並按申請，即可完成。

(二)點選「表單申請」資料匣，選擇「改分申請」，選取要改分的公文，填寫建議改分單位及改分原因並按申請，即可完成。

28

公文檔案要如何查詢?

點選「查詢檢索」資料匣:

(一)公文查詢(係指110.4.1新系統取號的公文)。

(二)檔案目錄檢索(含110.4.1前英文達舊系統的公文及新系統取號已歸檔的公文)。

(三)舊公文自存查詢(係指110.4.1前舊系統自行存查的簽):

1.承辦人權限僅能查閱自己創的簽文。

2.承辦人員欄位>>請輸入自己的姓名>>查詢。

29

公文要如何調案?

※步驟:搜尋>申請>核准>查閱:

(一) 「查詢檢索」中「檔案目錄檢索」，搜尋公文>勾選欲調文的文號，調案申請。

(二) 查詢檢索中「表單查詢」，表單類型「調案申請」，可查詢調案申請狀態。

(三)待調案單核准，點選「調案檢視」資料匣>點選「調案單號」，即可查閱調案的公文(電子簽核-數位內容；紙本簽核-影像檢視)。

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公文核章傳送時，出現edocap.nknu.edu.tw顯示〝未知錯誤(代碼:0xDA000000) 〞訊息?

出現此錯誤情形，可能造成的原因及排除障礙之方法:

(一) 找不到自然人憑證:請將卡片抽出重插，如果是外接式讀卡機USB接頭重插並請確認卡機是否有毀損。

(二)自然人憑證鎖卡:請至內政部憑證管理中心https://moica.nat.gov.tw/download_1.html網站內說明檢測卡片是否有鎖卡。如果鎖卡，請依網站說明排除。

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自然人憑證密碼忘記、被鎖卡、過期…等相關使用上的問題，可至哪詢問？

請至內政部憑證管理中心了解相關事宜。

網址：http://moica.nat.gov.tw/，免付費客服專線：

0800-080-117 ，服務時間：週一至週五07:00~23:00；星期例假日8:30~17:30。