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 二代公文線上簽核系統常見QA

項次

問題

解決方式

一、環境作業及使用資格

1

使用者無法登入使用?

()首先確認已完成公文系統帳號申請 (請至「總務處文書組網頁/檔案下載/「線上簽核暨檔案管理系統帳號新增(異動)申請書」下載,申請書填寫完成並依程序核章後再送至總務處文書組,俾利帳號開設)

()再確認使用的瀏覽器「oogle chrome」瀏覽器。

()再確認「公文系統登錄路徑」,皆須使用「單一登入帳號密碼」登入即可使用。

1.公文系統登錄路徑:A.高師大首頁-公文系統。B.高師大首頁-教職員生單一登入-教職員專區-二代公文系統。

2.單一登入帳號密碼使用及設定問題請洽本校圖資處。

(https://sso.nknu.edu.tw/PasswordStation/firstSetting.aspx)

2

有學校單一登入為什麼不能使用公文系統?

校內教職員會依使用需求向總務處文書組申請新增帳號,初次使用公文系統者,請至總務處文書組檔案下載>下載「線上簽核暨檔案管理系統帳號新增(異動)申請書」,申請書填寫完成並依程序核章後再送至總務處文書組,俾利帳號開設。

3

使用任何瀏覽器都可以操作公文系統嗎?

()系統有支援Google chromeFire FoxMAC/iOS SafairEdge建議使用「oogle chrome」瀏覽器來開啟(尤佳)

()登錄路徑:

1.高師大首頁-公文系統。

2.高師大首頁-教職員生單一登入-教職員專區-二代公文系統。

4

初次使用需下載相關套件嗎?

()使用者需下載簽章元件。

()電腦作業環境,若為:

1.Windows作業系統者選擇-Windows-ATSignServerUser

2.Apple macOS作業系統者-選擇MAC-ATSignServerSigned

()下載路徑有:

1.使用者於個人電腦首次登入系統會跳出「請安裝簽章元件」,直接重啟元件安裝。

2.公文系統-說明-檔案下載。

3.總務處文書組網頁/二代公文系統專區/簽章元件下載。

5

使用時為何會出現伺服器錯誤提示?

使用者首先檢查開啟的瀏覽器及瀏覽器是否有安裝簽章元件。

二、公文製作編輯

6

簽的頁面找不到擬辦? 函的頁面找不到辦法?

打開創簽文或創函稿後,至【編輯】選擇「段落顯示調整」,並選擇欲「擬辦」或辦法顯示確認,稿面即會出現。

7

承辦人員或會辦人員簽核意見要如何編輯段落?

()簽核意見字體大小為固定。

()段落調整:

1.按「enter>直接跳段落編輯(:一、二、三…………)

2.先按「enter」再按「tab>直接跳下一層級段落(: ()()()…………)

3.按「shift+tab>直接跳回到上一層級段落(: ()()()…………) 若要回上幾層就多按「tab」幾次。

4.簽核意見欄寬,請將滑鼠移動到簽核意見欄的右下角,出現雙箭頭符號,按住滑鼠左鍵朝右邊拖曳,即可調整欄寬大小。

8

如何執行先簽後稿之功能?

先簽後稿之功能(係指簽准後再以”同文號”創函稿):

()決行的簽文,簽收後(滑鼠再點選一下),出現「再附貼簽稿」之功能並執行。

()畫面出現【「再附貼簽稿」已決行公文將鎖定無法異動,請再附貼簽稿重新陳核,同時流程移至待辦理】,選擇「確定」。

()再至個人公文匣的待辦理,編輯函稿並核章送出流程,待決行後再送發文。

9

電子來文辦理時,選擇永久檔號,卻無法儲存成功?

()保存年限若為「永久」需採紙本簽核。

()電子來文辦理時,若選擇保存年限為「永久」,出現【保存年限若為永久,不宜以線上簽核處理,請調整分類號或修正簽核方式】之提示,請將簽辦單中的檔號,選擇保存年限為〝非永久〞之檔號>並將公文轉「紙本」後>再選擇正確的「檔號及保存年限」,即可儲存成功。

10

密件不能走電子上簽核嗎?

()密件一律採紙本簽核

()請選擇「紙本創文」,若已選擇電子創文>編輯文稿資訊,文稿屬性選擇「密等」,儲存時出現「線上簽核公文不可為密件公文」,導致無法儲存成功,須「轉紙本」,才能選擇密等。

11

什麼是附件抄轉呢?

同一文有多稿(包含簽.簽辦單.),如果的承辦附件和發文的附件重複,或者函轉來文附件,皆可使用「附件抄轉」功能,選擇附件欲想轉入的文稿>發文附件>附件管理>附件抄轉,選取要加入文稿的附件-選取確認,即可將附件抄轉至其他文稿。

12

為什麼上傳發文附件會失敗?

()上傳錯誤格式:出現「您所上傳之發文附件格式不符,請將附件轉為PDFODF格式後再重新上傳」。

()依規定發文附件格式須為:

1.開放性檔案,指使用者不需依賴特定文書軟體或瀏覽器即能開啟之檔案,如:編輯者,應採用 ODFOpen Document Format)件格式。

2.非可編輯檔案,則可採用 PDF 文件格。

13

如何使用合併列印功能?

係指規則的條件設定合併列印的受文者,並在公文中^^符號插入變數,如^擬聘職稱^。並於編輯功能選擇「合併列印」設定受文者與相對應參數的內容,即可完成。

14

如何建立常用的受文者通訊錄呢?

創文的時候,從使用者設定>自建通訊錄管理,去建置常用受文者清單或是群組:

(一)  單一受文者(:個人或公司):

1.新增受文者>填寫「機關名稱/姓名」等相關資料>>新增。

2.創文>搜尋:輸入受文者名稱>找到相對應之受文者並選取。

(二)  多筆受文者(群組):

1.群組管理>新增群組>輸入群組名稱>SAVE(儲存群組)>設定群組成員。

2.創文>搜尋:輸入群組名稱或是常用群組>找到群組名稱並選取。

三、公文傳送流程

15

公文要如何加會其他單位的同仁?

為維持公文呈核流程之順暢,會辦()單位設定僅可加會單位,再由單位登記桌分文給業務承辦人:

()承辦人按滑鼠右鍵選擇【核章】,執行【傳送】,下一關流程設定,右手邊會出現組織圖,選擇欲會辦單位點選,確認左下角出現會辦單位,即可按儲存與送出

()會辦順序:依會辦單位設定順序呈核公文。

1.「順會」是依承辦人設定的流程順序,依序會簽給各會辦單位。2.「分會」是一次同時將公文分會給多個單位辦理。

16

「會畢陳核」、「會畢回承辦人」的差別?

()「會畢陳核」是指會辦單位流程辦畢後直接送至陳核主管。

()「會畢回承辦人」是會辦單位辦畢後,會回到原承辦人身上,承辦人整理後再送後續的流程。

17

如果採紙本簽核,線上流程還需送出嗎?

承辦及會辦人員都在紙本上核章,承辦人仍須將線上流程送出,主要是作流程管控,每一關的人員確實有收到紙本文後,並將公文傳送至下一關,直到鈞長批示完成後,才可送歸檔或送發文作業。

18

如果採紙本簽核,稿面會辦單位如何作設定?

創文擬稿完畢>傳送>點選欲會辦單位>儲存(即設定完成)>回到稿面>即可將公文列印,列印完畢後再將流程送出。

19

為什麼公文無法核章就可以傳送?

請先確認公文的簽核類型,創普→紙本文,創普→電子文。若為紙本文無須核章就可將流程送出,若電子文未核章傳送會出現「以下公文尚未核章,無法送出流程」。

20

會辦公文已經核章,仍出現「以下公文尚未核章,無法送出流程」?

請確認此份公文是否為多稿,會辦人員需於每一份稿核章完畢,才能將公文送出。

21

簽及函稿已決行是要「送歸檔」還是「送發文」?

()已決行的簽→送歸檔。

()來文的簽辦單→送歸檔。

()已決行的函(稿)→送發文→執行「清稿/只清文字」。

()簽稿並呈→送發文→執行「清稿/只清文字」。

四、公文檢視

22

承辦人員說不知道公文目前呈核到哪裡?

承辦人尚未執行送發文及送歸檔前,請至個人公文匣>承辦公文未結案的資料匣查詢。找到要欲查詢的公文,〝+〞點開或是點進公文內〝公文摘要,檢視流程及流程紀錄,即可了解公文目前停留的位置。

五、其他

23

決行的公文要如何傳閱業務相關承辦人?

承辦人已決行的文(含自行創簽文或承辦的公文),皆會顯示於「回閱公文匣」的「傳閱公文」,勾選欲傳閱之公文文號,執行「傳閱」功能,被傳閱的人或單位(取單位>>傳閱至單位登記桌;選取個人>>傳閱至個人)請至傳閱公文資料匣檢視。

24

公文系統如何設定代理?

()公文系統代理設定,設定方式有:

1.公文系統>個人>偏好設定>預設代理人。

2.公文系統>個人>代理設定。

3.抓取差勤系統代理資訊。

()其中代理設定優先順序:1.>2.>3.

25

代理設定,A請假已設定代理給B,若B臨時請假請C代理,那C是否能連A一起代理?

()公文系統的代理是一對一C代理了B,不能連A的一同代理。

()可由單位登記桌協助做設定:

1.如果原先代理設定是直接由公文系統設定,須從單位代理資訊A代理資訊取消預約代理後,再另重新設定AC代理。

2.如果是直接抓取差勤系統代理資訊,須從單位代理資訊A代理資訊取消整合代理後,再另重新設定AC代理。

26

代理人如何區別自己的公文及代理人的公文?

公文系統代理同仁,登入系統(個人及被代理人)公文預設會全部顯示,系統左上角顯示「使用者姓名」,右邊有一個到,可以作角色身分切換,選擇某一身分系統就會顯示該身分的公文。

27

公文展期如何申請?公文改分如何申請?

()點選「表單申請」資料匣,選擇「公文展期申請」,選取要展期的公文,填寫展期原因並按申請,即可完成。

()點選「表單申請」資料匣,選擇「改分申請」,選取要改分的公文,填寫建議改分單位改分原因並按申請,即可完成。

28

公文檔案要如何查詢?

點選「查詢檢索」資料匣:

()公文查詢(係指110.4.1新系統取號的公文)

()檔案目錄檢索(110.4.1前英文達舊系統的公文新系統取號已歸檔的公文)

()舊公文自存查詢(係指110.4.1舊系統自行存查):

1.承辦人權限僅能查閱自己創的簽文

2.承辦人員欄位>>請輸入自己的姓名>>查詢。

29

公文要如何調案?

※步驟:搜尋>申請>核准>查閱:

(一) 「查詢檢索」中「檔案目錄檢索」,搜尋公文>勾選欲調文的文號,調案申請。

(二) 查詢檢索中「表單查詢」,表單類型「調案申請」,可查詢調案申請狀態。

()待調案單核准,點選「調案檢視」資料匣>點選「調案單號」,即可查閱調案的公文(電子簽核-數位內容紙本簽核-影像檢視)

30

公文核章傳送時,出現edocap.nknu.edu.tw顯示〝未知錯誤(代碼:0xDA000000) 〞訊息?

出現此錯誤情形,可能造成的原因及排除障礙之方法:

(一) 找不到自然人憑證:請將卡片抽出重插,如果是外接式讀卡機USB接頭重插並請確認卡機是否有毀損。

()自然人憑證鎖卡:請至內政部憑證管理中心https://moica.nat.gov.tw/download_1.html網站內說明檢測卡片是否有鎖卡。如果鎖卡,請依網站說明排除。

31

自然人憑證密碼忘記、被鎖卡、過期…等相關使用上的問題,可至哪詢問?

請至內政部憑證管理中心了解相關事宜。

網址:http://moica.nat.gov.tw/,免付費客服專線:

0800-080-117 ,服務時間:週一至週五07:00~23:00;星期例假日8:30~17:30