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日 期 |
重 大 業 務 推 動 |
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113年1月15日 |
完成112年文書及檔案管理業務報告及擬定113年文書及檔案管理工作計畫，以上並奉經校長113年1月15日第1131000461號簽呈核准
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113年2月22日 |
有關國家發展委員會檔案管理局為辦理機關檔案管理調查、機關檔案風險管理及機關檔案管理作業檢核作業，本校已依113年2月22日第1131001306號校長核定簽呈完成線上填報資料。 |
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113年3月15日 |
為增進行政同仁公文正確認知及提升公文製作品質，文書組於113年3月15日(星期五)下午14:00~16:40於愛閱館4樓7404於辦理113年度新進同仁公文寫作研習，計有30位同仁報名參加（含編制內人員及編制外政助理、業務專員、專案助理等）。本研習由蔡組長講授「公文寫作基礎研習」，介紹公文寫作基本概念、簽、函(稿)製作原則、公文用語及本校公文常見問題等；陳主秘進行公文二層決行宣導，以落實公文分層負責，與會者收穫良多，研習活動圓滿完成，研習活動中並贈送參加研習同仁文書組辦理檔案展覽之宣導小物並利用本次活動宣導政府開放檔案應用相關事宜。 |
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113年6月6日
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隨著政府對系統資訊安全的重視，公文系統亦被圖書資訊處納入本校核心系統，據此，文書組於113年6月06日(星期四)下午14:30至17:20於愛閱館7404辦理系統災害演練完竣。經本次演練係模擬公文系統主機及資料庫損毀無法正常運作時，於備援機執行主機以及資料庫備份(113年度)還原之處理過程，演練成果如下：
1.確認承商能於公文系統主機損毀時，緊急於備援機執行系統及資料庫(112年度)復原作業，並於目標回復時間(4小時)內排除異常狀況。
2.演練當天是模擬災害發生的突發臨時情況，故優先復原113年度檔案，但是承商事先於前一天已經將113年度以前的舊檔還原於演練機，亦顯示承商具備可復原舊檔之處理能力。
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113年6月28日
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總務處文書組接受教育部113年檔案管理考評，業已於6月28日完成實地考評，教育部於10月28日臺教秘(四)字第1134103114A號來函，本校經教育部考評評列優等並獲獎助檔案管理作業經費新臺幣30萬元，後續將依教育部來函規定辦理申請作業。
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113年7月
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電子檔案清查-112年度
1.為掌握本校電子檔案的保存狀況，本校檔管同仁隨機抽取112年度300件電子公文檔案文號，由安鈦公司依文號提供電子檔案封裝檔，並以檔案管理局開發之「電子封裝檔工具箱」進行檢測。
2. 檢測結果成功為295件，另有5件顯示格式錯誤，經報修安鈦公司，並將5件格式錯誤之公文重新點收、編目，再進行第二次檢測後，5件公文已檢測成功。綜上，前述300件電子公文封裝檔之檢測結果，均為檢測成功。
3.除使用檔案管理局開發之「電子封裝檔工具箱」進行檢測外，檔管同仁亦採用本校公文系統之清理作業功能進行檢測。本案係由檔管同仁抽檢112年電子檔案總數5%，共計1,086件，經公文系統檢測結果，有1件顯示為檢測異常(電子封裝案遺失(1120012241.xml))，經報修安鈦公司，並將此件異常之公文重新進行封裝，再進行第二次檢測後，本件公文已檢測成功。綜上，前述1,086件電子公文經公文系統檢測結果均為檢測成功。
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113年7月 |
1.辦理112年文書組檔案室所儲存之公文附檔之電子光碟片讀取清查，經清查後，光碟內檔案皆可讀取，112年總計光碟片清查結果計124件。
2.為確保公文附件以光碟片歸檔之資料安全可讀，已將全數附件光碟片之內容檔案全數複製一份至文書組行動硬碟保存，113年1月至5月間每個月以CrystalDiskInfo軟體檢測行動硬碟一次，加上人工抽檢硬碟內10個檔案作檢測，經軟體檢測結果行動硬碟狀態皆為良好，人工抽檢10個檔案皆無異常。
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113年7月30日 |
文書組於113年7月30日辦理機密檔案清查作業，本次辦理機密檔案之機密等級變更或解密之清查範圍為：112年12月31日前已屆保密期限之檔案共計72件。其中屆期解密者計59件，辦理延長解密期限者13件，目前皆已完成變更或解密程序。
經本次已辦理解密59件，爰截至112年12月31日止密件數合計796件，又查113年1月1日至113年9月20日止密件數130件，故本校目前密件數總計926件。
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113年9月16 |
1.依據「機關檔案管理作業手冊-第五章資訊安全」，為符合公文系統之資訊安全相關規定，文書組業於113年9月16日辦理本年度「公文系統使用者帳號權限清查作業」，函請全校各單位檢討單位內職位狀況，本次清查結果：開立帳戶計779個(無異動:733個；已離職停用:39個；其他：7個）。
2.為強化公文系統帳號管理措施，自即日起公文系統帳號連續滿六個月未登入系統者，將先行停用帳號，文書組於113年9月4日高師大總文字第1131007561號函知各單位轉知同仁配合辧理。提醒同仁應定期登入公文系統，如帳號已被停用而仍需使用者，請至文書組 網頁下載「線上簽核暨檔案管理系統帳號新增（異動）申請書」完成申請程序後，送至文書組開通帳號。
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113年9月27日 |
為提升本校公文品質，文書組於113年9月27日(五)下午13：50~16：00於愛閱館4樓7404於辦理113年度新進同仁公文製作研習，計有40位同仁報名參加(含新進同仁、專案助理、計劃助理及有意願增進公文系統操作能力之同仁等)。本研習由劉總務長開場，文書組同仁講授「公文系統操作實務及文書檔管業務宣導」並與同仁於「交流討論時間」交流公文系統及文書檔管業務相關問題。 |
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113年10月18日
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教育部為使公文電子交換系統環境正常運作，確保本系統之機密性、完整性及安全性，於113年10月18日函請各校依「公文電子交換系統資訊安全管理規範」作業規定，填寫113年「公文電子交換系統(機關層)資訊安全自評表」及其佐證資料，文書組已依限填報回復教育部。 |
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113年10月30日 |
為慶祝本校創校70週年，總務處文書組特別籌辦「高師大風華七十」展覽。展覽期間為113年10月30日至11月17日上午9:00至下午5:00，展覽地點於和平校區活動中心二樓多功能展覽室。展覽開幕儀式於10月30日上午10:00舉行，由王政彥校長、戴嘉南前校長及吳連賞前校長共同敲響開幕銅鑼揭開序幕。參觀者於現場可獲贈檔案宣導品一份，活動期間許多返校校友、退休同仁及教職員生前來參觀，共同回顧學校風華歲月，獲得熱烈回響，活動圓滿成功。 |
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112年1月-12月
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配合校內同仁業務需求及民眾調閱檔案所需，113年檔案調閱78件，校內調閱78件、校外調閱0件。 |
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111年1月-12月 |
為確保公文資料免於水災、火災或地震等天然災害受損，並提升資料調閱之便利及加強推廣檔案之應用，持續進行紙本檔案數位化掃瞄，113年度進行民國94年及113年掃描檔案計8,622件。 |
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